En todas las actividades profesionales el contacto con los clientes es una herramienta fundamental para generar futuros negocios. Este contacto se hace en muchos casos mediante técnicas de email marketing en las cuales gestionar una buena base de datos supone tener que conocer las leyes que regulan su manejo con el fin de no arriesgar la privacidad de tus clientes. En el caso de España se debe saber cumplir la Ley Organica de protección de datos, conocida habitualmente por sus siglas: LOPD. Algunos pasos básicos para estar seguro del cumplimiento de esta ley son:
- Inscribir tus ficheros en Registro General de la Protección de Datos. Con este paso la Administración tendrá conciencia de que estás gestionando una base de datos con información personal.
- Redactar y definir un documento de seguridad para salvaguardar la privacidad de los datos que posees. Este fichero no está orientado al público, sino a la propia empresa, para saber cómo y cuando puedes manejar dichos datos personales.
- Asimismo se valorará la calidad de los datos que se recopilan. Según la LOPD los datos deben de adecuarse a la finalidad para la que fueron recabados, ser exactos y actualizados; no deben mantenerse indefinidamente sin justificación, y deben haber sido recogidos de forma lícita, es decir: los usuarios deben haber dado consentimiento del posible uso de sus datos.
- Otro elemento a tener en cuenta es el deber de secreto. Con él se normativiza cómo la empresa debe distribuir dichos datos personales. Esto repercute directamente en los empleados que gestionan dicha base de datos, a los cuales habrá que informar y hacer firmar cláusulas si es necesario para que conozcan las consecuencias del mal uso o mala protección de los datos recabados.
